Kom igång med Teamtailor
En guide över de mest användbara funktionerna i Teamtailor så att du som chef kommer igång på ett snabbt och bra sätt!
Rekryteringsprocessen i Teamtailor
Spara ner kravprofil
När TA och du som rekryterande chef tillsammans har startat ett projekt ska kravprofilen laddas upp i projektet i Teamtailor. Mall för kravprofil hittar du på One HÄR.
Du laddar upp din kravprofil genom att klicka på ditt projekt (annonsutkast) som finns under unlisted jobs i Teamtailor. Välj fliken "collaborate" och ladda upp fil genom att klicka på gem-symbolen.
Du kan "pinna" (häftstift) dokumentet så hamnar det högst upp i aktivitetslistan på höger sida när du öppnar ett kandidatkort. Under collaborate kan du också enkelt kommunicera med någon i ditt hiring team. Hur du "pingar" någon står under avsnittet "Använd note-funktionen" 👇
Förstå kandidatkortet!
På det som kallas kandidatkortet finner du all information (CV, kontaktinfo osv) som rör kandidaten. Titta på den här övergripande VIDEON för att lära dig mer om hur det fungerar. Här får du också tips 💡 om smarta och enkla funktioner i Teamtailor.
Tacka nej till en kandidat
Att tacka nej på ett snyggt sätt är en del av kandidatupplevelsen. Det bör varken göras för snabbt inpå att ansökan inkommit eller för långt efter att ansökningstiden gått ut. En tumregel är att svara kandidaterna ca två veckor efter att vi fått deras ansökan. Att "rejecta" en eller flera kandidater går att göra på flera sätt. Du kan tacka nej till en kandidat genom att klicka på "reject" längst ner på kandidatkortet (här kan du även välja att använda delay, dvs svar med fördröjning).
Ska du tacka nej till flera kandidater samtidigt väljer du "bulk" och sedan reject. Du kan även välja mellan olika "reject reasons" beroende på vad som passar bäst. HÄR kan du läsa mer om hur du går till väga!
Flytta kandidater och håll koll på triggers!
I vår rekryteringsprocess har vi, utöver intervjuer, tester samt digital referenstagning som obligatoriska steg för att kvalitetssäkra våra kandidater. I ditt projekt i Teamtailor finns dessa steg inlagda från start. I vissa av stegen ligger s.k triggers, vilket innebär att tester och referensförfrågan går ut automatiskt när kandidaten flyttas till steget. OBS! Det är viktigt att du flyttar kandidaten ett steg i taget i processen och endast EN gång till stegen med triggers för att detta ska fungera.
Överkurs: Allt du behöver veta om TRIGGERS!
Kommunicera med ditt Hiring team = NOTES
Genom att använda Note-funktionen på kandidatkortet i Teamtailor kan alla i ditt Hiring team enkelt kommunicera med varandra om kandidaten. Skriv @team eller @ och personen namn.
HÄR kan du läsa mer om hur det funkar!
Observera att Notes använder vi för att kommunicera inom rekryteringsteamet (hiring team) och Message för att kommunicera med kandidaten! Mer om Message 👇
Kommunicera med dina kandidater = MESSAGE
Du kan kommunicera med dina kandidater via "message" som finns i högra hörnet på kandidatkortet. Vill du skicka samma meddelande till flera kandidater klickar du på "bulk" och markerar de kandidater du vill skicka meddelande till. I popup-rutan som dyker upp längst ner på sidan väljer du "message" (kuvertet). Du kan välja "message templates" eller skapa ditt eget meddelande.
Observera att "Notes" använder vi för att kommunicera inom rekryteringsteamet (hiring team) och "Message" för att kommunicera med kandidaten!
Intervjumallar = Interview kit
I Teamtailor finns intervjuunderlag att använda. När du har öppnat ett kandidatkort, kan du i högra hörnet välja "Interview". Här finns både en kort intervjumall (för second opinion) och en längre version att använda vid första djupintervju. (dessa mallar finns även på ONE). Välj mall och klicka på "Leave feedback" -->intervjumallen är redigerbar och du är redo att köra 🙌
Läs igenom instruktionerna innan du börjar intervjun! Skriv dina svar efter respektive fråga och använd det "score card" som finns i slutet av mallen för att summera din uppfattning av kandidaten. Nu kan ditt hiring team ta del av din bedömning av kandidaten.
Stjärn-rating av kandidat ⭐️
Till höger på kandidatkortet finns Review vilket innebär att du här kan betygsätta dina kandidater. Observera att denna betygsättning följer med kandidaten om hen blir aktuell för ett annat jobb framöver. Det är därför viktigt att du är noga med att ALLTID skriva en kommentar om vilken tjänst din rating avser. En person kan vara betygsatt med EN stjärna på en tjänst men vara en FEMMA på en annan tjänst.
Avtalsskrivning
Grattis, alltid lika kul att anställa en ny medarbetare! Avtal skrivs i HRM som du hittar på ONEs första sida under "My Tools". Välj "nyanställning" och fyll i alla uppgifter och avsluta med att klicka på "Ärende".
Du kan läsa mer om avtalsförfarandet på ONE.